Hoşgeldiniz

Gaziantep Üniversitesi'nde yapmak istediğiniz etkinlikler için takip etmeniz gereken işlem adımları aşağıda belirtilmiştir.

Akademik / İdari Birimler

Üniversitemiz Akademik ve İdari birimleri tarafından yapılacak etkinlikler için izlenmesi gereken adımlar

Detaylı Bilgi
Öğrenciler

Üniversitemiz Kültür Müdürlüğü'ne bağlı Öğrenci Toplulukları tarafından yapılacak etkinlikler için izlenmesi gereken adımlar

Detaylı Bilgi
Kurum Dışı

Üniversitemizde yapılması planlanan Kurum Dışı etkinlikler için izlenmesi gereken adımlar

Detaylı Bilgi

Akademik/İdari Birimler

Üniversite içi kültürel faaliyetlerin planlanması işlemleri etkinlik tarihinden En Az 20 Gün öncesinde başlanmalıdır.

1
Mavera KSM Koordinatörlüğü sorumluluğunda olan salonlar için koordinatörlük ile, diğer salonlar için bulundukları birimler ile görüşme.
2
Dekan, Ens Müd. Yüksekokul Müd., MYO Müd., Merkez Müd. ve İlgili Rektör Yrd. İmzası ile (TDP, Daire Başkanlıkları vb) talep yazısı oluşturulması.
3
Talep yazısının ilgili Koordinatörlüğe/Birime Genel Sekreterlik Yazı İşleri Müdürlüğümüz tarafından iletilecektir.
4
Takvim/Salon uygunluğu açısından onay verilen taleplerin Rektörlük Makamı oluruna sunulması
5
İdari Mali İşler Daire Başkanlığı (güvenlik ile afiş, davetiye, tasarım ve basım işleri için), Kullanılacak salonun yer aldığı ilgili birimler, Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü
6
  • Etkinlik Takvimine alınması (BYHİM )
  • Uygun görülmesi halinde akademik-idari staff yapılması (Genel Sekreterlik Makamı)
  • Talep edilmesi halinde web ana sayfada web banner ve afiş alanında etkinlik görseli yayınlanması (Bilgi İşlem Daire Başkanlığı).
  • Talep edilmesi halinde davetiye ve afiş dağıtımı (Sadece dış protokol, GAÜN iç protokol davetiyeleri ve kampus içi afiş dağıtımı BYHİM tarafından).
  • Etkinliğin "Biriminiz Sosyal Medya" hesaplarından duyurulması
7
  • Etkinliği düzenleyen akademik ve idari birimlerin etkinlik taleplerinde sonra tüm takipleri yapmaları ve etkinlik günü salonda 1 saat önceden hazır bulunmaları.
  • Talep edilmesi halinde sunucu desteği. (Gen. Sek. Makamı olurlarıyla)
  • Talep edilmesi halinde kamera çekimi( Radyo- TV. Bölümü)
  • Protokol teyidi, protokol düzeni, fotoğraf çekimi ve haber yapılması (BYHİM )
  • Rektörlük ve Gen. Sek. Makamlarınca uygun görülmesi halinde hediye taleplerinin karşılanması (BYHİM)
  • Gerçekleşen etkinliğin; "Biriminiz ve Üniversitemiz" Sosyal Medya hesaplarından duyurulması
  • Etkinlik Raporu Formu'nun doldurulup Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü'ne (basin@gantep.edu.tr) gönderilmesi

Öğrenciler

Üniversite içi kültürel faaliyetlerin planlanması işlemleri etkinlik tarihinden En Az 20 Gün öncesinde başlanmalıdır.

1
Topluluk Danışmanı tarafından Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı'na dilekçe ile talep.
2
SKSDB tarafından ilgili birimler yada Mavera KSM ile ön görüşme.
3
SKSDB ‘ca dilekçenin değerlendirilmesi.
4
SKSDB tarafından uygun görülen etkinliğin ilgili rektör yardımcısının onayına sunulması.
5
İdari Mali İşler Daire Başkanlığı, Kullanılacak salonun yer aldığı ilgili birimler, Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü
6
  • BYHİM tarafınca etkinliğin Etkinlik Takvimine alınması.
  • Afiş ve davetiye gibi materyallerin tasarımların topluluklarca Üniversitemiz Kurumsal Kimlik Formatına uygun oluşturulup, SKSDB onayından sonra basım için Matbaa ve Basım İşleri Müdürlüğüne gönderilmesi.
  • (Sadece protokol davetiyelerinin dağıtımı BYHİM tarafından yapılacaktır).
  • Etkinliğin Topluluk, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve Üniversitemiz'in Sosyal Medya hesaplarından duyurulması
7
  • Etkinliği yapacak topluluk üyelerinin salonda 1 saat önceden hazır bulunmaları.
  • Sunucu ve görevli tayini etkinliği hazırlayan topluluk tarafından yapılacaktır.
  • Konuşmacıya verilecek (çiçek, ödül,hediye) etkinliği düzenleyen topluluk tarafından temin edilecektir.
  • Gerçekleşen etkinliğin "Topluluk, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve Üniversitemiz'in Sosyal Medya" hesaplarından duyurulması
  • Etkinlik Raporu Formu'nun doldurulup Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü'ne (basin@gantep.edu.tr) gönderilmesi

Kurum Dışı

Kurum Dışı etkinlik taleplerinin planlanması işlemleri etkinlik tarihinden En Az 20 Gün öncesinde başlanmalıdır.

1
Mavera KSM Koordinatörlüğü sorumluluğunda olan salonlar için Mavera KSM Koordinatörlüğü, diğer salonlar için ise Genel Sekreterlik Makamı ile ön görüşme.
2
Mavera KSM Koordinatörlüğü ile ön görüşme yapılmaksızın doğrudan Rektörlük Makamına gönderilen talep yazıları Genel Sekreterlik makamınca incelenmek üzere KSM Koordinatörlüğüne gönderimi.
3
Talep uygun ise Rektörlük Makamına üst yazı ile onaya, değil ise üst yazı ile Genel Sekreterlik Makamına ve talepte bulunanlara bildirimi.
4
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Kullanılacak salonun yer aldığı ilgili birimler, Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü
5
  • Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafınca etkinliğin Etkinlik Takvimi'ne alınması
  • Afiş ve davetiye dağıtım taleplerinin karşılanması
6
Salonun teknik açıdan ön kontrollerinin yapılması, Pc ve ses sisteminin kurulumu ve sunumlar için salonun hazır hale getirilmesi (Mavera ve etkinliği ve düzenleyen kurum sorumluluğunda)