BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
Şube Müdürlüğünün amacı, Üniversite’nin mensupları ve birimleri arasında etkili bir iletişimi sağlamak, Üniversite’nin iletişim hedeflerini belirleyerek, hedefe yönelik stratejiler geliştirmek ve bu stratejilere uygun eylem programlarının uygulama sürecini yönetmek, Üniversite’nin kurumsal kimliğini, ulusal ve uluslararası alanlarda en etkin şekilde tanıtarak Üniversite’nin kurumsal itibarını geliştirecek çalışmalarda bulunmak, ulusal ve uluslararası boyutlarda kurumlarla ilişkilerini sağlıklı bir zeminde sürdürüp, basın yayın kuruluşları ile olumlu ilişkiler geliştirerek üniversitemiz ile kamuoyu arasında sağlam bir köprü kurmaktır.
Şube Müdürlüğünün Organları
- Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi
- Haber Merkezi Birimi
- Medya ve Prodüksiyon Birimi
- Sosyal Medya Birimi
- Grafik Tasarım Birimi
- Etkinlik Organizasyon ve Protokol Birimi
- Bilgi Edinme ve Yazı İşleri Birimi
Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi
- Üniversitenin kurumsal kimlik çalışmalarına destek olmak,
- Üniversitenin fuar ve tanıtım etkinliklerine katılması için gerekli temasları sağlayarak yapılacak faaliyetleri organize etmek,
- Üniversitemizin katılacağı fuar ve tanıtım etkinlikleri için basılı/görsel materyaller hazırlamak veya hazırlatmak,
- Üniversitenin program ve faaliyetlerinin tanıtımı için sergi, gezi ve toplantı gibi faaliyetler tertip etmek,
- Üniversitenin tanıtımı için gazete, dergi, bülten, fotoğraf, film ve albüm gibi yazılı, sesli, görsel ve dijital materyaller hazırlamak veya hazırlatmak.
- Üniversite etkinlikleriyle ilgili davetiye, afiş vb. materyal hazırlayıp/hazırlatıp yaymak.
- Yapılacak etkinliklerin duyuru metinlerini hazırlayarak e-posta yoluyla kamuoyuna duyurumunu yapmak ve üniversite web sayfasında yayınlanması için ilgili birime materyal desteği vermek,
- Üniversite birimlerine yönelik lise gezilerinde (kampüs ve ilçe yüksekokulları da dahil olmak üzere) rehberlik yapmak, hedef kitleye üniversitenin bölümlerinin taban, tavan puanları ve başarı sıralamalarıyla ilgili bilgi vermek. Bölümlerle ilgili tanıtıcı ve bilgilendirici gezi programları düzenlemek ya da tanıtıcı materyal sunmak.
Haber Merkezi Birimi
- Yerel, ulusal ve uluslararası alanda üniversite ve Rektör ile ilgili yazılı, sesli, görüntülü ve dijital medyada yer alan haberlerin takibini yapmak, konuya ilişkin abone olunan Medya Takip Sistemi vasıtasıyla elde edilecek çıktıların belirli periyotlarda kontrolünü yapmak, elde edilen verileri işlemek, arşivlemek ve ilgili yöneticilere sunmak,
- Basın kuruluşlarıyla iletişim içinde olmak, üniversite ile ilgili haberlerin basında etkin olarak yer almasını sağlamak,
- Şube Müdürlüğüne bildirilen konferans, konser ve benzeri etkinlik, başarı, protokol ve ziyaret gibi bilgileri haber formatına dönüştürüp yayına yönlendirmek,
- Bültende yer alacak etkinliklerin izlenmesi ve ses kaydının yapılması, fotoğraf çekimi ve etkinliğin bülten için haber metni haline getirmek, mizanpajını hazırlamak, makama onay için sunmak, baskı sürecinin takibini yapmak,
- Üniversitemizde öne çıkan haberlerin basılı ve görsel-işitsel yayın organlarına (e-posta, faks, telefon) servis etmek,
- Gerçekleştirilecek olan basın toplantısı ve etkinliklere basın mensuplarının davet etmek ve rehberlik hizmeti vermek,
- Tekzip yayınlanması gereken haberleri Hukuk Müşavirliği ile koordine etmek,
- Kamuoyu ile paylaşılacak basın duyurularını (Rektör açıklamaları, senato ve yönetim kurulu kararları, vb.) hazırlamak,
- Üniversitemiz internet sayfasında yer alan “Haber Merkezi” bölümünü yönetmek ve güncellemek,
- 1 yıl içerisinde yapılan haberleri kronolojik esaslara göre arşivlenmek, basılı ve dijital yayına dönüştürmek.
Medya ve Prodüksiyon Birimi
- Üniversitemizde yapılan tüm bilimsel, kültürel, sanatsal ve sportif etkinliklerin belgelenmesi ve arşivlenmesi amacıyla video ve fotoğraf çekimlerini yapmak,
- Düzenlenen etkinlik ve organizasyonların haberleştirilmesine katkı sağlamak,
- Dergi, broşür, kitapçık vb. materyaller için görsel malzeme temin etmek,
- Üniversitemiz web sayfasına görsel malzeme servis etmek,
- Üniversitemiz yetkili organlarından izin alarak diğer kurumlara ve basına video ve/veya fotoğraf servisi yapmak,
- Talep edilen video ve fotoğraf çekimleri ile ses kayıtlarının elektronik saklama ve erişim formatlarına dönüştürerek kayıt etmek ve arşivlemek,
- Görsel kayıtların kronolojik esaslara göre ve onaylı erişime olanak verecek şekilde arşivlenmesi, saklanması ve korumasını sağlamak.
Web ve Sosyal Medya Birimi
- Üniversitenin ve akademik/idari tüm birimlerin web sitelerinin güncelliğini takip etmek,
- Üniversiteye ait sosyal medya hesaplarını yönetmek ve güncellemek,
- Sosyal medyadaki takip edilme oranlarının analizlerini yaparak raporlamak,
- Üniversite sosyal medya hesaplarının takipçi sayılarını büyütmek ve hedef kitle oluşturmak,
- Üniversite sosyal medya hesaplarından gelen geri bildirimlere ilişkin rapor hazırlamak ve rektörlük makamına sunmak,
- Haber, etkinlik ve duyuruların sosyal medya hesaplarında paylaşımını yapmak,
- Uygun sosyal medya platformlarında etkinlik esnasında içerik akışı (fotoğraf, yazı, video) paylaşımı yapmak,
- Google vb. platformlarda üniversiteye ait içeriklerin düzgün görüntülenmesini sağlamak ve gerekli düzenlemeleri yapmak.
- Yeni çıkan teknolojileri takip edip üniversite yararına olacak alanlarda fikirler ortaya koymak,
- Üniversite sosyal medya hesaplarının hedef kitlelerine göre özgün içerikler oluşturmak (video, grafik, fotoğraf, yazı),
- İletişim temsilcilerinin çalışmalarında yardımcı olmak.
Grafik ve Tasarım Birimi
- Üniversite’nin kurumsal kimlik çalışmalarına destek olmak,
- Üniversitenin kurumsal kimliği için ihtiyaç duyduğu broşür, davetiye, kart tasarımı, internet sayfalarının düzenlenmesi gibi tüm görsel materyal ve grafik konularında ihtiyacı karşılamak,
- Üniversitemizi tanıtım ve kullanım amaçlı her türlü basılı materyallerin ve eserlerin grafik tasarımını yapmak,
- Üniversitemiz rektörlüğü ve rektörlük onayıyla birimler tarafından talep edilen afiş, davetiye ve benzeri ürünlerin tasarımını yapmak,
- Üniversitemizde düzenlenen her türlü bilimsel, kültürel, sanatsal ve sportif etkinlikler ile tören, toplantı, kutlama ve anma etkinliklerinde ihtiyaç duyulan görsel, belge ve plaketlerin tasarımını ve gerekli onaylar alındıktan sonra basımını yaptırmak/temin etmek,
- Hazırlanan görsellerin Üniversitemiz web sayfasında yer alması için ilgili birimlerle irtibat sağlamak.
Etkinlik Organizasyon ve Protokol Birimi
- Üniversitenin kurum içi ve kurum dışı iletişim rehberini ve protokol listesini oluşturmak, güncelliğini takip etmek,
- Sempozyum, seminer, çalıştay ve törenlerin gerçekleştirilmesi ile ilgili talimatın alınmasından sonra davetiye ve diğer duyuru materyallerini hazırlamak,
- Üniversite etkinlikleriyle ilgili davetiye, afiş vb. materyal hazırlayıp yaymak,
-Etkinlik sunum metnini hazırlamak ya da hazırlatmak ve sunumunu yapmak,
- Hazırlanan çalışmaları (davetiye, duyuru, poster, katılım belgesi, teşekkür belgesi vb.) üst yönetimin onayına sunmak,
- Etkinliğin gerçekleştirileceği salonu ilgili birimlerle birlikte hazırlamak ve koordine etmek (bayrak, flama, çiçek, kürsü, masa, ses ve ışık düzeni, video çekimi koordinasyonu, oturma düzeninin protokol kurallarına uygun hale getirmek, etkinlik bünyesindeki ikramlar vb.),
- Etkinliğe katılacak protokolü karşılamak ve rehberlik hizmeti vermek.
Bilgi Edinme ve Yazı İşleri Birimi
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu kapsamında Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER), Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı üzerinden intikal ettirilen ya da kişinin bizzat başvurusu ile birime ulaşan bilgi, belge talepleri ile istek ve şikâyet dilekçelerine ilişkin işlemleri yapmak,
- Üniversitemizde Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde yapılan tüm işlemlere ilişkin yıllık rapor hazırlayarak Rektörün onayına sunmak,
- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünün her türlü yazışmalarını yürütmek ve diğer birimlerle olan yazılı iletişimi sağlamak,
- Resmi yazışmaları tasnif etmek ve arşivlemek,
Kuruma ait e-posta adreslerinin takibini yapmak ve raporlamak,
- Rektör adına kutlama ve teşekkür yazılarını hazırlamak,
- Şube Müdürü tarafından belirlenen görev dağılımlarının ve görevlendirme bilgilerini görevli personele bildirmek.